10 cosas que hemos aprendido haciendo eventos para nuestros clientes

Un evento siempre debería ser un plan divertido, agradable y diferente, e innovador. De hecho, deberíamos buscar que todos los eventos aportasen algo nuevo. Porque, al final, lo que los asistentes y nuestros clientes ven, es el resultado y si se han cumplido los objetivos que nos marcamos cuando lo definimos.

En nuestra experiencia organizando eventos, queremos daros la receta –la que a nosotros nos ha funcionado–, de cómo hacer que todo salga bien y se ponga en valor el trabajo en equipo y el esfuerzo que por parte de todos conlleva. Así que aquí están nuestros puntos imprescindibles para todo evento (de recursos humanos o no) que se precie:

1. Elige un conductor o presentador que se implique.

Es fundamental que la persona que elijamos para conducir nuestro evento sea una persona motivada, que transmita energía, cercana con el público, que tenga la capacidad de implicarse y hacer que el evento cobre vida propia, que consiga animar al público y hacerles partícipes. No debemos tener miedo de contratar a profesionales. Es un punto lo suficientemente importante como para reservarle presupuesto. Un buen presentador puede levantar un evento mediocre; y uno malo, puede enterrar un gran evento.

2. Empieza fuerte.

Para que un evento tenga éxito, desde el primer segundo en que los asistentes empiezan a llegar y se colocan en sus sitios, hay que hacerlos entrar en la dinámica de todo lo que les va a pasar. Un buen recibimiento puede crear el clima que necesitamos. Y, luego, juguemos… creemos incertidumbre sobre lo que se va a llevar a cabo, para que no bajen la guardia y estén pendientes en todo momento de lo que pueda suceder. El inicio tiene que ser diferente, algo inesperado y divertido, con un guión entretenido y original.

3. Sorpréndelos. Sácalos de la zona de confort.

Cualquiera podría pensar que un evento de recursos humanos se puede hacer previsible y aburrido en algunos momentos, y que hay que acudir por el mero hecho de que te vean. Pero ese concepto tenemos que cambiarlo. El factor sorpresa es fundamental. Es importante también trabajar en la comunicación previa, generar expectación, crear campañas teaser que jueguen con la incertidumbre. Por eso, una vez que mandamos el mensaje final, conseguimos que nada sea lo que parece, que los asistentes alucinen y se dejen llevar por el flow del evento, relajándose, animándose a interactuar y conocerse entre ellos y, todo esto, como hemos comentado en el primer punto, con la ayuda de un buen presentador capaz de llevarlos de la mano del ritmo que hayamos querido definir.

4. Planifica los descansos.

A la hora de organizar un evento tenemos que tener una escaleta muy precisa con los pasos que vamos a seguir, bien definidos. Al tiempo que planificamos juegos de entretenimiento, charlas o diferentes momentos de acción en el escenar, es importante tener los descansos bien controlados, para no interrumpir un momento álgido o para devolver a la gente la energía que va perdiendo. Si el evento va a durar más de media jornada, lo ideal es: nada más comenzar, ofrecer un desayuno ligero –de esta manera también conseguimos que la gente se empiece a integrar– y planificar descansos y comida que no sean demasiado copiosas para que no sea difícil sacarlos del pozo de una digestión pesada.

5. Elige con cuidado la comida.

Muy relacionado con el punto anterior, la comida es un punto fuerte y muy importante, capaz de redondear el día para hacerlo aún más agradable o romperlo para que sea difícil recuperarlo. Es necesario seleccionar con mimo y cuidado el catering que se va a encargar de servir el evento; que sea diferente a lo que están acostumbrados y con un toque de originalidad, productos frescos y de primera calidad. Que se ciña a los valores de la empresa que va a respaldar, con su responsabilidad social corporativa.

6. Introduce gamificación.

Conseguimos que personas de la misma empresa (conocidos entre ellos y otros no tanto), potencien su motivación, se concentren en un objetivo, se esfuercen por sacar el reto adelante, pongan en común posibles respuestas, consiguiendo que trabajen en equipo. Nada nos gusta más que jugar. Por eso, no deberíamos prescindir de las mecánicas con un grado mayor de engagement.

7. Implica a todo el mundo. Practica con el ejemplo e involúcrate.

Resulta obvio que el equipo que se encarga de organizar el evento tiene que involucrarse, ser un participante más, ser agradable, ayudar a resolver todas las dudas que puedan presentarse, motivar a los asistentes y animarlos para que participen en las actividades. Pero conseguir que el resto de la compañía asuma también como suyo el reto de participar es lo que separa un evento mediocre de uno con proyección y probabilidad de resultar un éxito.

8. Trabaja con un buen guion y prepárate para saltártelo.

Tener un buen diálogo con el público es esencial. Desde el inicio del evento al final, hay que tener un hilo conductor bien definido con los pasos a seguir, por eso es muy importante hacer una muy buena elección del presentador que vamos a escoger. Tiene que ser una persona cercana, con carisma, que cree un ambiente divertido, con facilidad a la hora de articular palabra, que pueda salir de una situación incómoda o inesperada, imprescindible que no tenga miedo a improvisar y salirse del guion, si en algún momento hiciese falta. Y, haznos caso, casi siempre es necesario salirse de lo planificado.

9. Regala experiencias, pero no te olvides de producir algo físico que también les recuerde el día.

Es obvio que el evento debe ser una jornada inolvidable. Deberíamos aspirar a que, una vez que termine, sigan hablando de él. Es por eso que, más que regalos materiales (que también deberíamos entregar), es recomendable preparar una experiencia diferente y a la que, por norma general, no se tenga acceso, de esta manera el público se quedará sorprendido y recordará la fecha de una forma especial.

10. Pide feedback, mide la experiencia del asistente y márcate objetivos de mejora continua.

Siempre se ha dicho que de los errores se aprende y nosotros lo apoyamos. Cada vez que organizamos un evento lo hacemos con todo el cuidado del mundo, mirando con lupa todo tipo de detalles y estudiando a nuestro cliente para satisfacer las necesidades que quiere cubrir. Sabemos que hay cosas que tenemos que mejorar. Algunas las conocemos nosotros; otras, es necesario que nos las digan los asistentes. Su opinión es muy importante para nosotros, tanto para lo bueno como para lo malo. Solo así podemos ir mejorando día a día.

Estos son los diez puntos fundamentales para nosotros a la hora de organizar un evento; seguro que se te ocurren otros y te animamos a incluirlos como comentario. En todo caso, no queremos que esta sea una lista cerrada. Estamos seguros de que pronto iremos sumando más puntos a estos diez primeros, conforme nuestra experiencia y todos los eventos que sigamos organizando nos los vayan enseñando.

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